JOIN répond aux enjeux people en phase de croissance : pourquoi et comment ?

Toute entreprise grandissante fait face à des défis humains. Quand la croissance est rapide, ces enjeux se multiplient. Chez JOIN, nous avons commencé à grandir à grands pas en 2022 : nous avons doublé nos effectifs en seulement 12 mois. 

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Agrandir les équipes est une étape délicate dans la vie d’une entreprise. Les fondateurs n’ont souvent pas les clés des sujets sensibles qui touchent aux carrières des collaborateurs ou à leurs rémunérations. La manière dont on recrute est également un processus rempli de défis.

Pour nous, les principales préoccupations en ce moment, étaient : 

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1. Effectuer les bons recrutements, autant pour l’équipe que pour les candidats qui doivent intégrer une société où ils se sentent à l’aise.
2. Clarifier l’évolution des collaborateurs et garantir leur épanouissement. 
3. Récompenser les bonnes performances et accompagner les collaborateurs qui rencontrent des difficultés. 

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Toutes ces actions demandent un travail méticuleux en collaboration avec des experts. 

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Depuis la création de JOIN, ces sujets avaient été traités au fil de l’eau sans expertise particulière, dû au nombre réduit de collaborateurs. Avec la croissance de JOIN ces derniers mois, il était impératif de créer un véritable cadre pour le recrutement et l’évolution des employés, avant que cela ne devienne un véritable problème.

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À la recherche de solutions : Atscale et Marion Birolini

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Nous avons fait appel à la société , spécialisée dans la croissance de start-ups sur deux axes : Sales et People. Atscale est composé de profils experts qui ont déjà vécu l’hypercroissance et qui ont développé une forte expertise pour aider d’autres entreprises à faire de même. Atscale propose des profils seniors spécialisés qui agissent en tant que VP à temps partiel. C’est Marion Birolini, ex-Head of People chez Virtuo, où elle a créé le pôle, qui nous a  rejoint pour cette mission.

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Ainsi, nous avons accueilli Marion Birolini au sein de nos locaux pour une période de 3 mois. Durant cette mission, elle a décrypté les valeurs fondamentales de JOIN, afin de nous accompagner dans la mise en place de systèmes de travail efficaces, d'établir des rituels constructifs et d'élaborer des plans d'action favorisant notre croissance tout en préservant notre esprit d'entreprise.

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Notre situation comptait un avantage par rapport à beaucoup de sociétés dans la même situation : nous avions pris de l’avance sur nos problèmes. Pour nous, il s’agissait surtout d’un travail de prévention de problématiques futures, de mise en place d’une structure et d’un cadre de travail clair.

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Les sujets que nous avons défini comme prioritaires pour éviter des futurs situations conflictuelles étaient les suivants :

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1. La visibilité quant au parcours d'évolution des collaborateurs.
2. L’évaluation de la performance des collaborateurs
3. Les recrutements des prochains collaborateurs

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Premier enjeu : la visibilité sur le parcours d’évolution 

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Notre première priorité résidait dans l'établissement d'un cadre pour le parcours d'évolution au sein de JOIN. À nos débuts, les nouveaux talents qui nous rejoignaient étaient principalement juniors, et leur progression se déroulait naturellement : ils développaient progressivement leurs compétences et leurs responsabilités de manière organique.

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Aujourd'hui, histoire est différente. JOIN grandit, accueillant de nouveaux collaborateurs. Parmi eux, se trouvent des profils middle et seniors de grande qualité que nous souhaitons conserver. Afin de les fidéliser, il est essentiel de leur offrir des perspectives d'évolution, leur permettant d'envisager un avenir prometteur au sein de notre entreprise.

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En collaboration avec Marion, nous avons élaboré des Competency Framework spécifiques à chaque département : un système qui détaille les différents niveaux de compétences par poste (stagiaire, junior, intermédiaire, senior, etc.), les domaines d'expertise ainsi que les aptitudes nécessaires à maîtriser à chaque étape. Ces Competency Framework comprennent :

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• Les différents types d’évolution possibles chez JOIN : horizontale, verticale ou transversale. L'évolution horizontale concerne les profils qui progressent dans une direction "expertise", en devenant de plus en plus compétents dans leur domaine professionnel. L'évolution verticale correspond au parcours managérial, tandis que l'évolution transversale implique un changement de poste au sein de l'entreprise, permettant ainsi d'explorer de nouvelles opportunités. 

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• Afin de donner une cohérence à ces divers parcours, nous avons défini pour chaque équipe et poste une série d'étapes, symbolisant la progression d'un niveau à l'autre. Chaque étape est accompagnée des compétences et connaissances requises qu'il est essentiel de maîtriser à chaque palier.

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Ce système s'avère efficace, car il offre aux collaborateurs une vision globale de leur parcours, leur permettant de comprendre leur point de départ ainsi que les possibilités qui s'offrent à eux. Le Competency Framework indique toujours la prochaine étape à atteindre. Cet outil pratique est conçu pour être opérationnel, fournissant toutes les indications nécessaires, étape par étape, pour progresser dans leur carrière au sein de l'entreprise.

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Deuxième enjeu : bien mesurer la performance

L'évolution et la performance sont deux sujets étroitement liés. Il est impossible de déterminer le bon moment pour une évolution de carrière sans disposer de données chiffrées sur la performance du collaborateur. De même, sans un cadre d'évolution clairement défini, évaluer la performance ne serait qu'un exercice dépourvu de sens et dépourvu de continuité logique.

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Marion a réalisé 5 séances de travail avec nos managers afin de répondre à ces questions cruciales : Qu’entendons-nous par performance chez JOIN ? Que voulons-nous mesurer et à quelle fréquence ? Qu'entendons-nous exactement par performance chez JOIN ? Quels aspects souhaitons-nous mesurer et à quelle fréquence ?

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Suite à ces workshops, ils ont élaboré un plan d'action complet, accompagné de templates pour faciliter le suivi.

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Notre principale préoccupation concernant l'évaluation de la performance était d'éviter les surprises tant du côté des collaborateurs que des managers. C'est pourquoi nous nous sommes efforcés d'éviter le scénario où un simple point serait fait en fin d'année, car cela mène souvent à de mauvaises surprises. Pour contourner cette situation, nous avons instauré des moments spécifiques et réguliers d'échange entre les managers et leurs collaborateurs. En somme, nous avons opté pour les rituels suivants

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1. Chaque semaine, un point est réalisé en utilisant un template spécifique, permettant aux collaborateurs d'exprimer leur ressenti général au travail, de revenir sur les actions de la semaine passée et de discuter de leurs projets pour la semaine à venir.
2. Après la première moitié de la période d'essai, un autre point est organisé, suivi d'un autre à la fin de la période d'essai. Par la suite, un point de carrière est prévu si l'employé est avec nous depuis plus de 8 mois.
3. Enfin, en fin d'année, un dernier point est réalisé pour effectuer une évaluation globale de la performance et définir le plan d'action pour l'année à venir.

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L'objectif de ces templates est de faciliter une évaluation claire de la performance, permettant ainsi de prendre des décisions plus objectives concernant les évolutions de carrière et les augmentations de salaire.

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Nous avons choisi 4 dimensions à évaluer : 

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1. Objective Completion : cette dimension évalue de manière objective les objectifs atteints par le collaborateur. 
2. JOIN Core Values : Il s'agit de mesurer dans quelle mesure le collaborateur incarne au quotidien les valeurs de l'entreprise.
3. Job Skills : cette dimension évalue le niveau d'expertise atteint par le collaborateur dans ses domaines de compétences.
4. Management Skills : spécifiquement pour les responsables d'équipe, cette dimension implique une évaluation de leur performance réalisée par leurs collaborateurs.

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À partir de ces quatre dimensions, nous établissons des profils de performance pour déterminer les évolutions de carrière. Chez JOIN, nous avons opté pour l'implémentation de cinq profils de performance. Les trois premiers profils sont éligibles à une augmentation salariale.

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Troisième enjeu : améliorer notre recrutement

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Enfin, notre troisième objectif clé est de garantir le recrutement de profils adéquats. Tous les autres éléments découlent de celui-ci : si nous n'embauchons pas les bonnes personnes, toute l'évaluation de performance et les opportunités d'évolution de carrière perdent leur sens et leur utilité ! L'embauche de talents qualifiés et bien adaptés est la base essentielle sur laquelle repose notre système d'évaluation et de développement professionnel.

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Le recrutement d'un nouveau profil est un processus délicat. Il est essentiel que la personne recrutée s'aligne sur les valeurs de l'entreprise, tout en possédant les connaissances et compétences requises pour le poste. Un recrutement réussi permet de réduire le taux de rotation du personnel et de minimiser les frictions potentielles au sein de l'équipe.

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Marion a collaboré étroitement avec Melinda Hobam, notre Talent Acquisition Manager, sur ce troisième enjeu. Ensemble, elles ont défini des scorecards précises qui nous permettent de déterminer clairement les critères de recherche lors des recrutements, évitant ainsi les erreurs et nous permettant de suivre la performance des nouveaux collaborateurs pendant la période d'essai.

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La période d'essai joue un rôle crucial dans l'intégration d'un nouvel employé. Son enjeu ne se limite pas seulement à décider si la personne est qualifiée pour le poste ou non. Il s'agit également pour l'employeur et l'employé de déterminer s'ils constituent réellement un bon match l'un pour l'autre. Pourtant, rares sont les entreprises qui mettent en place des processus d'évaluation spécifiques pour cette période. Chez JOIN, nous considérons cela comme un élément fondamental de notre démarche.

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Marion et Mélinda ont établi des marqueurs à suivre lors de cette période : 

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1. Dès la première semaine, le nouvel arrivant doit recevoir ses objectifs clairs et comprendre ce qu'il doit accomplir au cours des trois premiers mois.
2. Chaque semaine, un point de suivi est prévu pour s'assurer du bon déroulement de l'onboarding.
3. Tout au long des trois premiers mois, une attention particulière sera portée aux "core dimensions", c'est-à-dire aux comportements qui démontrent si la personne s'intègre bien à la culture et aux valeurs de l'entreprise.

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L’importance des valeurs pour le recrutement

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Depuis le début de notre aventure chez JOIN, nos valeurs n'avaient pas été réexaminées, mais nous avons jugé que c'était le moment opportun pour le faire.

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Les valeurs d'entreprise sont complexes, car elles ne peuvent pas être simplement imposées. Elles se construisent selon la personnalité et la vision collective des équipes, et il est essentiel d'y adhérer et d'y croire.

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Pour aborder ce sujet des valeurs, Marion, accompagnée de Pierre Verstrataen, a organisé un workshop d'une journée avec tous les collaborateurs. Nous avons consacré une matinée à imaginer et à représenter "la créature JOIN", afin que chacun puisse exprimer intimement ce que JOIN représente pour eux. Ensuite, nous avons partagé nos idées et discuté de toutes les propositions, en cherchant à identifier celles que nous souhaitions conserver ou non, ainsi que les points sur lesquels nous étions plus ou moins d'accord. Ce processus collaboratif nous a permis de redéfinir nos valeurs d'entreprise et de renforcer notre compréhension commune de ce qui nous anime chez JOIN.

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Finalement, nous avons ressorti les mots clé de la culture JOIN, et à la fin nous avons retiré 3 valeurs : 

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1. We care for individuals and embrace collective work
2. We dare, persevere and learn 
3. We build trust through transparency

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Ensuite, pour chacune de ces valeurs, nous avons identifié des comportements clés. Souvent, les valeurs peuvent sembler être de simples mots sans réelle implication derrière eux. En réalité, ce sont les comportements qui en découlent qui sont essentiels. Les valeurs permettent d'identifier ce que l'on attend de chaque individu au sein du groupe, ainsi que du groupe dans son ensemble. Cela s'avère être un facteur clé du succès d'un collaborateur au sein de notre organisation.

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Comment faire de ce travail un succès ? 

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Maintenant vient la meilleure partie : mettre en œuvre tout ce travail ! À partir de la dernière semaine de juin 2023, les employés de JOIN ont commencé à recevoir des invitations via Payfit pour effectuer leurs premiers entretiens selon la nouvelle structure mise en place pour ce pôle. Selon leur ancienneté, ces entretiens sont soit des points de carrière, soit des points de suivi de la période d'essai. Le travail accompli en collaboration avec Marion Birolini représente une pierre angulaire d’une entreprise people-first.

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Notre Office Manager, Aurore Apruzzese, est en charge de veiller au bon déroulement de ces entretiens. Cette première série de réunions marque un tournant pour nous, nous permettant d'évaluer la pertinence de ce nouveau système et la valeur qu'il apporte aux employés et aux managers.

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Ce grand projet n'a pas été de tout repos, mobilisant tous les collaborateurs de JOIN. Malgré cela, nous considérons que notre travail est loin d'être terminé, et nous nous engageons à maintenir ces avancées à l'avenir. Nous continuerons de bâtir des frameworks pour permettre une croissance saine chez JOIN, tant pour l'entreprise que pour chacun de ses employés.